Ile kosztuje system RCP dla firmy w 2026 roku

Na rynku spotkasz trzy sposoby naliczania opłaty. Każdy wygrywa w innej wielkości firmy, więc najpierw ustal, w którym punkcie jesteś.

• Opłata od użytkownika. Płacisz stawkę razy liczba pracowników. Przykładowo inEwi podaje 10,95 zł netto za osobę przy płatności rocznej i 12,95 zł przy miesięcznej, a Kadromierz 12,99 do 19,99 zł netto za osobę zależnie od pakietu. Dobre dla zespołu do kilku osób.
• Pakiet z progiem. Jedna kwota za plan i górny limit pracowników. AlePraca kosztuje 249 zł netto miesięcznie do 20 osób, 590 zł do 60 i 1 490 zł do 200, a przy płatności rocznej połowę tej kwoty.
• Sprzęt plus abonament. Czytniki kart, linii papilarnych lub twarzy kupujesz jednorazowo, a oprogramowanie opłacasz osobno. Najdroższy start, uzasadniony głównie tam, gdzie pracownicy nie mają dostępu do telefonu.

Stawki sprawdzone na stronach dostawców w październiku 2026. Cenniki się zmieniają, więc traktuj je jako punkt odniesienia i potwierdź przed zakupem.

Poniższa tabela pokazuje miesięczny koszt netto przy płatności rocznej dla dwóch modeli. Pierwsza kolumna to opłata od osoby po stawce 10,95 zł, druga to pakiet AlePraca.

Do około 11 osób model od użytkownika jest tańszy. Powyżej tej liczby pakiet zaczyna wygrywać, a przy stu pracownikach różnica wynosi około 350 zł miesięcznie, czyli ponad 4 000 zł rocznie. Pełne porównania kosztów mamy na stronach inEwi alternatywa i Kadromierz alternatywa.

Cena z cennika to nie cały koszt. Zanim wybierzesz, sprawdź cztery rzeczy.

Po pierwsze, czy podane kwoty są netto czy brutto. Różnica to 23 procent i wiele cenników podaje netto drobnym drukiem. Po drugie, co obejmuje najtańszy plan. Zdarza się, że grafik, wnioski urlopowe albo raporty nadgodzin są w droższych pakietach lub w ofercie dla dużych firm. Po trzecie, czy system liczy do progu aktywnych czy wszystkich pracowników, w tym sezonowych i zwolnionych w ciągu roku. Po czwarte, ile czasu zajmie wdrożenie: godzina na wprowadzenie listy osób to niewiele, ale dzień szkolenia dla kierowników już jest kosztem.

Warto też policzyć, ile kosztuje brak systemu. Brak ewidencji czasu pracy albo jej nieprawidłowe prowadzenie jest wykroczeniem przeciw prawom pracownika, a kara grzywny to od 1 000 do 30 000 zł. Dla firmy z jednym sklepem to często więcej niż roczny abonament.

Do 10 osób wystarczy najtańsza opłata od użytkownika, o ile nie potrzebujesz kontroli grafiku. Od 12 do 20 osób sprawdź pakiet, bo próg opłacalności jest najczęściej tu. Od 20 do 200 osób, szczególnie przy pracy zmianowej w sklepach, gastronomii, ochronie i opiece, stała cena daje przewidywalny budżet, a kontrola odpoczynków w grafiku oszczędza czas kierownika.

Jeśli układasz zmiany ręcznie, sprawdź jeszcze, czy system ostrzega o naruszeniu 11 godzin odpoczynku dobowego i 35 godzin tygodniowego. Opisaliśmy to szerzej we wpisie o odpoczynku dobowym i tygodniowym. Rejestrację wejść telefonem i kodem QR, bez czytników, opisuje strona o rejestracji czasu pracy.

Zatrudniasz nowe osoby przed sezonem? Przy okazji dopilnuj, by każdy miał aktualne badania medycyny pracy przed pierwszym dniem, bo to warunek dopuszczenia do pracy, który najłatwiej przeoczyć przy rotacji.

Opłata za system to połowa rachunku, drugą połowę stanowi czas ludzi. Realistycznie wdrożenie w firmie jednolokalizacyjnej zajmuje jedno popołudnie: wprowadzasz listę pracowników z wymiarem etatu, godziny otwarcia i kalendarz zmian, a potem drukujesz kod QR i wieszasz go przy wejściu. W firmie wielolokalizacyjnej dochodzi nadanie ról kierownikom, tak aby każdy widział tylko swój punkt.

Największy ukryty koszt pojawia się w pierwszym miesiącu. Pracownicy zapominają zarejestrować wyjście, kierownik poprawia wpisy, a kadry porównują dane z papierowym grafikiem. Dobry system pokazuje brakujące wyjścia na bieżąco i pozwala je poprawić z adnotacją, kto i kiedy zmienił wpis. Zapytaj o to na demo, bo w cenniku tego nie znajdziesz.

Jeśli dziś ewidencję prowadzisz w arkuszu, policz godziny kierownika. Kierownik sklepu, który spędza trzy godziny miesięcznie na ręcznym liczeniu godzin i sprawdzaniu odpoczynków, kosztuje firmę więcej, niż wynosi roczny abonament pakietu dla całego zespołu. To zwykle najmocniejszy argument w rozmowie z zarządem. Rozważasz inne rozwiązanie niż aktualne? Zacznij od porównania program do grafiku pracy pod kątem funkcji, a dopiero potem cen.

Zwykle od 110 do 200 zł netto miesięcznie. Opłata od osoby po 10,95 zł daje 109,50 zł, a pakiet AlePraca przy płatności rocznej 124,50 zł. Dla tak małego zespołu różnica jest niewielka, więc wybierz według funkcji.

Pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy, ale nie musi to być system informatyczny. Można ją prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej. System ułatwia kontrolę, bo liczy godziny i nadgodziny automatycznie.

Najczęściej tak. Do kwot z cenników trzeba doliczyć 23 procent VAT, chyba że kupujesz jako firma zwolniona z podatku. Sprawdź adnotację przy cenniku.

Tak, wybierając płatność roczną, która zwykle jest o kilkanaście do kilkudziesięciu procent tańsza, oraz plan dopasowany do liczby pracowników. W AlePraca płatność roczna to połowa ceny miesięcznej.