Ewidencja czasu pracy umowy zlecenia i godzin zleceniobiorców
Zleceniobiorcy nie podlegają Kodeksowi pracy, ale firma, która im płaci, musi umieć wykazać, ile godzin wykonano zlecenie, bo od tego zależy minimalna stawka godzinowa. AlePraca zbiera te godziny w jednym miejscu: zleceniobiorca rejestruje początek i koniec pracy telefonem po kodzie QR, a Ty pobierasz miesięczne zestawienie dla księgowości w CSV albo PDF.
Po co firmie zapis godzin zleceniobiorców
Umowa zlecenia rozlicza się za efekt, ale ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę ustala dolną stawkę za godzinę wykonywania zlecenia. W 2026 roku wynosi ona 31,40 zł brutto. Jeśli płacisz ryczałtem za miesiąc albo za sztukę, to dopiero liczba godzin pokazuje, czy po przeliczeniu stawka nie spadła poniżej tego progu. Źródła w branży opisują ten obowiązek różnie, a część interpretacji mówi o potwierdzaniu liczby godzin, a nie o ewidencji w rozumieniu Kodeksu pracy. Praktyczny wniosek jest jednak ten sam: potrzebujesz zapisu, który da się pokazać kontroli i zleceniobiorcy.
Arkusz sprawdza się przy dwóch osobach. Przy dziesięciu zleceniobiorcach pracujących na zmiany (hostessy, kurierzy, kelnerzy, ekipy eventowe, opiekunowie) kierownik co miesiąc zbiera kartki, poprawia godziny z pamięci i spóźnia się z rachunkami.
Jak wygląda ewidencja godzin zleceniobiorców w AlePraca
Dodajesz zleceniobiorców do zespołu i przypisujesz ich do lokalizacji. W dniu pracy każdy z nich skanuje kod QR w punkcie pracy i rejestruje początek oraz koniec w przeglądarce telefonu, bez instalowania aplikacji. Zapis ma czas i osobę, a poprawki kierownika są oznaczone, kto je wprowadził.
- Rejestracja telefonem, bez czytników i kart.
- Zestawienie godzin na osobę i miesiąc, gotowe do pobrania jako CSV lub PDF.
- Podgląd na bieżąco, kto pracuje teraz i kto nie zarejestrował wyjścia.
- Grafik zmian dla zleceniobiorców w tym samym widoku co dla etatowców, więc ekipa mieszana nie wymaga dwóch narzędzi.
Dane do rachunku przenosisz do księgowości z eksportu. Szczegóły samej rejestracji opisuje strona o rejestracji czasu pracy, a pełne zestawienia miesięczne znajdziesz w ewidencji czasu pracy.
Przykład z liczbami: stawka minimalna przy ryczałcie
Zleceniobiorca ma w umowie 3 000 zł brutto za miesiąc. Zarejestrowane godziny to 96. Stawka za godzinę wynosi 3 000 / 96 = 31,25 zł, czyli mniej niż 31,40 zł. Brakuje 0,15 zł na godzinę, w sumie 14,40 zł. Bez zapisu godzin dowiesz się o tym dopiero w kontroli. Z zestawieniem widzisz to przy zamykaniu miesiąca i możesz skorygować wynagrodzenie albo liczbę godzin w grafiku na kolejny okres.
| Wynagrodzenie brutto | Godziny w miesiącu | Stawka za godzinę | Wobec 31,40 zł |
|---|---|---|---|
| 3 000 zł | 96 | 31,25 zł | poniżej |
| 3 000 zł | 90 | 33,33 zł | powyżej |
| 2 500 zł | 80 | 31,25 zł | poniżej |
| 3 200 zł | 100 | 32,00 zł | powyżej |
Stawkę obowiązującą w danym roku sprawdzaj w komunikatach rządowych i u księgowej. Powyższe wyliczenia to ilustracja, a nie porada prawna.
Wdrożenie w jedno popołudnie
- 1Załóż konto i wybierz plan według liczby osób (do 20, do 60 albo do 200).
- 2Dodaj zleceniobiorców i etatowców oraz lokalizacje.
- 3Wydrukuj kod QR i powieś go w punkcie pracy albo wyślij go ekipie przed wydarzeniem.
- 4Po zamknięciu miesiąca pobierz zestawienie godzin i dołącz je do rachunków.
Ile to kosztuje
Zespół kosztuje 249 zł netto miesięcznie do 20 osób, a przy płatności rocznej połowę tej kwoty. Liczą się wszystkie osoby, także zleceniobiorcy. Jeśli dziś płacisz za program od osoby, porównaj koszty w cenniku albo na stronie inEwi alternatywa. Do zespołów zmianowych lepiej pasuje program do grafiku pracy.
Zacznij zbierać godziny zleceniobiorców
Załóż konto i dodaj pierwszą ekipę. Przed zakupem upewnij się u księgowej, jak rozliczasz stawkę minimalną, a oficjalne informacje o kontrolach znajdziesz na stronie Państwowej Inspekcji Pracy. AlePraca nie jest doradztwem prawnym, a decyzje należą do zleceniodawcy.
Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu wymaga potwierdzenia liczby godzin wykonania zlecenia, gdy obowiązuje minimalna stawka godzinowa. Przepisy nie nazywają tego ewidencją czasu pracy z Kodeksu pracy. W praktyce prowadzi się zapis godzin, bo chroni obie strony.
Tak. W AlePraca rejestruje początek i koniec pracy telefonem po kodzie QR, a kierownik widzi zapisy na bieżąco i może je poprawić z adnotacją. Dane trafiają do miesięcznego zestawienia.
Tak. Oba rodzaje współpracy działają w jednym zespole i jednym grafiku, a zestawienia pobierasz osobno dla każdej osoby. Zleceniobiorcy nie mają norm Kodeksu pracy, więc kontrole odpoczynku traktuj jako podpowiedź.
Tak. Pobierasz je w pliku CSV albo PDF i dołączasz do rachunku lub listy płac. AlePraca nie łączy się bezpośrednio z programami księgowymi.
Nie. Wystarczy telefon zleceniobiorcy i wydrukowany kod QR, bez instalowania aplikacji.