Cztery sposoby rejestracji i dla kogo są
| Sposób | Koszt startowy | Ryzyko | Najlepszy dla |
|---|---|---|---|
| Czytnik kart lub linii papilarnych | sprzęt przy każdym wejściu | awaria, kolejka rano, kolejne punkty to kolejne zakupy | fabryki, magazyny bez telefonów |
| Aplikacja mobilna z GPS | brak sprzętu | pracownik musi zainstalować aplikację i zgodzić się na lokalizację | ekipy terenowe |
| Kod QR w przeglądarce | wydruk kodu | pracownik musi mieć telefon | sklepy, gastronomia, ochrona, opieka |
| Zapis w programie z komputera | brak | wpisy z pamięci, łatwe pomyłki | biura z jedną osobą w kadrach |
Przy lokalach w kilku miejscach kod QR wygrywa kosztem, bo nowy punkt to jedna kartka. Przy 40 pracownikach w trzech sklepach czytniki oznaczają trzy zakupy, instalacje i serwisy. Opis rejestracji bez czytników znajdziesz na stronie o rejestracji czasu pracy.
Ile kosztuje system dla 10, 30 i 100 osób
Rynek dzieli się na opłatę od osoby i opłatę za pakiet. Przy stawce 10,95 zł od osoby (inEwi, rozliczenie roczne, sprawdzone w październiku 2026) i pakiecie AlePraca w rozliczeniu rocznym wychodzi tak:
| Liczba osób | Opłata od osoby | Pakiet AlePraca |
|---|---|---|
| 10 | 109,50 zł | 124,50 zł |
| 30 | 328,50 zł | 295 zł |
| 100 | 1 095 zł | 745 zł |
Kwoty netto miesięcznie. Do około 11 osób opłata od osoby jest tańsza, powyżej pakiet. Szersze zestawienie jest we wpisie o tym, ile kosztuje system RCP.
Siedem pytań do dostawcy przed zakupem
- 1Czy cena jest netto, czy brutto i od jakiej liczby osób liczy się opłata.
- 2Czy pracownicy sezonowi i zleceniobiorcy liczą się do progu.
- 3Czy system pokazuje brak zarejestrowanego wyjścia jeszcze tego samego dnia.
- 4Czy poprawki kierownika są oznaczone, kto i kiedy je wprowadził.
- 5Czy system ostrzega o odpoczynku poniżej 11 godzin dobowo i 35 tygodniowo (art. 132 i 133 Kodeksu pracy, treść ustawy jest na stronie Sejmu).
- 6Czy ewidencja eksportuje się do CSV lub PDF dla księgowości.
- 7Czy możesz rozpocząć od okresu próbnego bez podawania karty.
Pytania 3 i 5 najczęściej rozstrzygają wybór, bo to one oszczędzają czas kierownika w pierwszym miesiącu. Zasady odpoczynku opisuje wpis o odpoczynku dobowym i tygodniowym.
Jak wdrożyć w jedno popołudnie
Wprowadź listę pracowników z wymiarem etatu, dodaj lokalizacje i godziny otwarcia, wydrukuj kod QR i powieś go przy wejściu. Pierwszy tydzień potraktuj jako próbę, w której kierownik poprawia zapomniane wyjścia. Po miesiącu pobierz ewidencję i porównaj ją z dotychczasowym arkuszem. Jeśli do tej pory układasz też grafik ręcznie, sprawdź, czy ten sam system daje grafik z kontrolą Kodeksu pracy, bo dwa narzędzia to podwójna praca, o czym piszemy na stronie program do grafiku pracy. Gdy w firmie pracują zleceniobiorcy, zobacz ewidencję czasu pracy umowy zlecenia.
Firmy szukające grafiku zgodnego z Kodeksem pracy mogą porównać też podejście zespołu z Etatowo, które buduje swoje narzędzie wokół tego samego problemu zmian.
Jaki system rejestracji czasu pracy wybrać dla małej firmy
Dla firmy do 10 osób wystarczy najtańsza opłata od użytkownika albo rejestracja kodem QR bez sprzętu. Wybierz rozwiązanie, które liczy nadgodziny i eksportuje ewidencję, a koszt porównaj dla swojej liczby osób.
Czy system RCP musi mieć czytniki
Nie. Ewidencję można prowadzić telefonem, kodem QR albo w programie. Czytniki są potrzebne głównie tam, gdzie pracownicy nie korzystają z telefonów w pracy.
Czy system rejestracji czasu pracy zastępuje ewidencję
Tak, jeśli zapisuje godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz pozwala je wydrukować lub wyeksportować. Ewidencja może być w formie elektronicznej, a pracodawca odpowiada za jej rzetelność.
Ile trwa wdrożenie systemu rejestracji czasu pracy
W firmie z jedną lokalizacją to zwykle jedno popołudnie: lista pracowników, godziny otwarcia i wydrukowany kod QR. W kilku lokalizacjach dochodzi nadanie ról kierownikom.